华南理工大学基建档案工作规定

一、基本原则

（一）基建档案是指在学校基本建设工程项目和修缮工作中，直接形成的有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。

（二）学校基建档案实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

1．归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，与建筑物完全一致并具有成套性。

2．学校基建处必须指定一名工程技术人员为兼职档案员，负责对每项扩建、改建及大、中型维修项目的档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。

（三）基建档案工作必须纳入基建管理工作中，每年从基建费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费，同时做到项目建设（维修）一开始与建立档案工作同步进行；检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行；项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同时进行；项目竣工验收时与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

二、归档范围

（一）归档的主要内容和重点

1.归档范围见《华南理工大学基建档案归档范围及保管期限表》。

2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（二）不归档的文件材料

1.正式施工前的草图、未定型图纸；

2.重份文件和重份图纸；

3.无查考价值的临时性、事务性文件。

三、归档要求与立卷方法

（一）形成积累

1．学校基建处接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

2．基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理、竣工时由总承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。

3．基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建处汇总、整理。

4．学校档案馆应督促、指导基建处兼职档案人员及工程技术人员做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷工作。

5．基建部门应该严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

6．使用基建文件材料过程中不允许随意更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

7．归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。一律用纯黑墨水或墨汁书写，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

8．归档的底图格式须按国家制图标准绘制完成。

9．归档的蓝图规格必须符合国家标准，字图清晰，用纸优良。

10．工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

11．学校基建部门要定期检查、绘制学校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图，并移交档案馆。

（二）整理组卷

1．根据基建文件材料的形成规律，按保持有机联系和便于利用查考的组卷原则，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

2．图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。

3．基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

4．蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号章，并逐一填写。文字材料的立卷按本汇编《华南理工大学立卷归档规定》执行。

（三）基建档案的分类

依据《中国档案分类法—教育档案分类表》的分类标引，基建档案的编号方式为：

           基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号

     JJ12  北校区教学科研用房

      JJ13  北校区学生宿舍（原单间宿舍）

      JJ14  北校区教师用房（原套间宿舍）

      JJ15  南校区教学科研用房

      JJ16  南校区学生宿舍（原单间宿舍）

（四）归档验收

1．基建综合文件应录入档案管理系统，打印移交目录，在每年的6月前移交学校档案馆。

2．基建项目在验收前，学校档案馆对准备归档的基建文件材料进行预验收，并出具证明，否则不能组织工程竣工验收。

3．竣工图是基建工程项目的最好真实记录，是对工程项目进行考核和日后使用、维护、扩建、改建、大中型维修的依据，是竣工验收的必要条件之一，并具有法律依据。竣工图必须盖有施工单位的竣工印章，施工单位负责人（或图纸修改人员）签名。

4．施工单位向学校基建处归档，除移交纸质档案外，应将电子版一起交由基建处档案室检查。在项目完成1年内，向学校档案馆移交。

5．学校档案馆应是基建项目验收小组成员，会同学校基建处负责对基建文件材料的验收工作。

6．学校基建部门应从投标单位的基建总投资中扣留5％作为基建档案保证金，待基建档案材料归档由学校档案馆、基建处验收合格后才能发还。

四、管理与利用

（一）长期保管的基建档案保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

（二）已经归档的基建文件材料需要更改，补充时必须填写更改清单，经基建部门分管负责人同意，并在案卷备考表内写明修改原因和时间。修改、补充材料应及时整理归档。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。

   （三）借阅基建档案需按《华南理工大学档案利用制度》执行。因特殊原因需调出档案原件者，必须填写档案调阅单、借条和调阅登记本，并由单位领导填写单位审批人，在经档案馆领导审批并抵押有效证件后，方可借出。

五、岗位责任