华南理工大学
科学技术研究档案工作规定
一、基本原则
（一）凡在我校科学研究管理和科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料，均属我校的科学技术研究档案（简称科研档案）。
（二）科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是信息资源的重要组成部分，是国家和我校的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
（三）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，必须纳入科研管理人员的职责范围。科技处确定一名负责人分管全校的科研档案工作。各院、系、所、中心的一名负责人分管本单位的科研档案工作，兼职档案员、科研秘书负责督促本单位各课题组科研档案材料的收集、整理、立卷并向科研处移交。
（四）科研档案工作是科研活动的重要环节，是做好科研工作的基础，必须把科技文件的形成、积累、整理、立卷等档案工作纳入科研人员的职责范围，并作为对有关人员的考核、评审奖励的依据之一。
（五）把科研档案工作列入学校科研工作的发展计划中，每年从学校科研经费总额中拨出一定的金额作为学校科研档案的工作经费。
（六）实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步、上报、登记，评审、奖励科研成果以及科研人员考核提职与学校档案馆出具科研课题归档情况的证明材料同步。
二、归档范围
（一）确定的原则
1．归档的科研管理和科研实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会的当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2．归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3．归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。
4．学校与外单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交有关单位，如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。
5．与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法，一般应归入外事类。
（二）归档的主要内容和重点
1．归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、专利申请及其推广应用等方面。具体范围见《华南理工大学科研档案归档范围和保管期限表》。
2．归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
3．取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。
（三）不归档的文件材料
1．上级有关科研的普发性（非专指高校）不办的文件；
2．上级有关科研的未定稿的文件、未生效的合同、协议书；
3．未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；
4．重份文件；
5．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
6．非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；
7．校内其它单位发来的文件；
8．与校外单位交换来的材料；
（以上不归档材料如认为必要，也可有选择的作为资料暂存）
三、立卷方法与归档流程
（一）形成积累
1．学校科研管理部门在下达科研计划任务的同时，按研究课题的不同性质（基础研究、应用研究、技术开发等）及纵、横向项目的不同特点，提出科研文件材料的归档要求，并设立该项目的文件积累袋。
2．学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成、积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。
3．归档的文件材料必须完整、系统、准确，字迹工整、图样清晰，必须使用纯黑墨水或碳素墨水，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔等不耐久的书写材料。
（二）整理组卷
1．科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。科研管理部分的文件，由科研管理部门按党政档案要求组卷装订，研究课题材料由该课题组负责人主持立卷。
2．课题结束后，由课题负责人将形成积累的业务性文件与科研管理部门积累的管理性文件汇总整理成卷。
3．组卷要遵循科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于查考的原则，进行系统整理，组成一题一卷或一题多卷，每卷一般不超过200页。
4．将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、专利证书（原件），科研投资与经费核算材料等整理成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。
5．内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
6．拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补，每件文件材料用线装订。
7．案卷内的科研文件材料只要有书写文字的，均应编写一个页号，每卷页号均从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角。
8．课题组组织归档的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种，按《科学技术保密条例》办法处理。
9．填写案卷目录、备考表。
10．课题组组长填写“归档说明书”，连同案卷送教研室主任审查，签署意见，然后送院（系、所、中心）主管科研的领导审查，签署意见，最后送科研主管部门审查案卷材料是否齐全，并签署意见。“归档说明书”一式三份，一份放入每个课题第一个案卷卷内目录之首，一份交科研管理部门存查，一份由课题组长保存。
（三）分类与归档
1．学校档案馆对接收的档案进行分类、编号、编目、登记，并利用计算机进行案卷级著录。依据《中国档案分类法—教育档案分类表》的分类标引，科研档案的编号方式为：
科研档案分类代码简表如下：
2．科研管理部门是科研档案归档归口单位，各课题组向学校科技处归档，科技处检查、验收后连同电子版，在项目完成2个月内，向学校档案馆移交。
科研综合文件应录入档案管理系统，打印移交目录，在每年的6月前移交档案馆。
3．归档时间
研究课题在鉴定、验收或结题后两个月内归档，中断、停止或取得负结果的重要课题的科研文件材料在中断、停止后两个月内归档。
四、鉴定与利用
（一）档案的验收
学校重大的科研项目的鉴定、验收工作应有学校档案馆人员参加。申报各层次的成果奖励，应由学校档案馆对有关项目的科研文件材料进行审查、验收并签署意见，凡归档材料不齐全，不完整者，学校档案馆不予出具证明，科研管理部门不予鉴定、验收，不得上报成果。
（二）档案的补充与修改
1．科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖、申请专利及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向学校档案部门归档。并根据获得成果奖情况，对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。
2．对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申报单，经有关主管负责人及相应厂家批准同意。未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。
3．档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目，归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并补充填写卷内目录，归档材料较多的，可单独组卷，编目。
（三）档案的鉴定
保管期限到期的科研档案，由学校档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。
（四）科技档案的借阅与开发利用
1．借阅科技档案，须遵守《档案利用制度》。借阅非公开的科研课题档案，本研究课题人员可直接调阅，本校其他和外单位人员查阅，须经课题组负责人签署意见，学校科研处负责人同意，必要时报主管校长审批。因特殊原因需调出档案原件者，必须填写档案调阅单、借条和调阅登记本，并由单位领导填写单位审批人，在经学校档案馆领导审批并抵押有效证件后，方可借出。
2．借阅涉密科技档案，须遵守《华南理工大学涉密档案管理办法》，秘密级档案只限于归档单位和个人利用。利用者必须经项目负责人及学校保密办公室同意，并持有本单位证明信和个人有效证件，在履行登记手续后查阅利用档案；机密级档案只限于归档单位和个人。利用者必须经项目负责人同意、及学校保密委员会批准，并持有本单位证明信和个人有效证件，在履行登记手续后查阅利用档案。
3．努力开发利用科研档案，充分发挥科研档案的法律凭证作用。为保护科技成果持有权，及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。
4．根据科研和管理工作的需要，积极编辑各种形式的参考资料，科研管理部门按年度编辑科研项目汇编、科技成果汇编，档案馆编辑各种检索工具、专题目录等，提高开发利用档案的能力。