华南理工大学

党群、行政档案工作规定

一、基本原则

      （一）凡是学校党、政活动中形成的具有保存价值的文字、图表和声像等载体材料，均属党、政档案。

  （二）党、政文件材料必须严格实行文书处理部门立卷归档制度。

（三）党、政文件材料的归档工作实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、院、所、中心的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围。做到“四同步”管理：即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

二、归档范围

 （一）归档的党、政文件材料必须能反映学校的主要职能活动和基本历史面貌，必须对学校和社会当前和长远具有参考作用、凭证作用和研究价值，具体归档范围见各类归档范围及保管期限表。

 （二）不归档的材料见《华南理工大学档案立卷归档规定》。

     （三）归档的文件材料原则上要求是原件，重要文件材料若无原件则复制件也应归档。

三、分类

（一）党群、行政类档案分类按《高等学校档案实体分类法》及《高等学校档案工作规范》进行分类整理。

 （二）党群、行政类档案类目代号           

1．党群类：DQ                     2．行政类：XZ

       DQ11：党务综合                    XZ11：行政综合  

       DQ12：纪 检                          XZ12：人 事 

DQ13：组 织                       XZ13：监察审计

DQ14：宣传教育                 XZ14：武装保卫

DQ15：统 战                       XZ15：总 务

DQ16：工 会                       XZ16：图书档案文博

DQ17：团 委 

四、立卷归档

   （一）中共中央、国务院、省、市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由学校办公室立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

   （二）以党委、学校名义的发文，由党委办公室、学校办公室分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

   （三）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料、由党委办公室、学校办公室分别立卷归档。

   （四）校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党委办公室、学校办公室立卷归档；

   （五）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

   （六）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

   （七）重要的人民来访材料，由承办单位立卷归档。

（八）立卷归档的材料均应录入档案管理系统

（九）每年的文件材料应在次年6月底前移交，凡有电子版的文件材料均应移交电子版。

（十）立卷归档的其他要求参见《华南理工大学档案立卷归档规定》

五、保管利用

   （一）党、政档案的借阅，按华南理工大学《档案利用制度》办理。

   （二）档案查、借、归还时，由利用者和档案部门共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记，借出档案要从严掌握、定期催还，需借阅者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失，根据有关规定，区别不同情况，严肃处理。

   （三）对离校及离退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案材料。

   （四）学校档案馆应积极编制档案检索工具、编写档案参考资料和专题文件汇编等，更好地为党、政管理工作服务。

   （五）古老、珍贵的档案，应备有缩微或复制件，以代替档案原件提供利用。

六、岗位责任

请参看各单位档案工作负责人职责，专、兼职档案员职责等